En muchos procesos administrativos, el documento que contiene la información necesaria ya existe antes de comenzar el ingreso en una plataforma.
El problema aparece cuando una persona debe abrir cada archivo, localizar los antecedentes relevantes y volver a digitar esos mismos datos en otro sistema.
Si el procedimiento se repite de manera similar para decenas o cientos de documentos, existe una oportunidad clara para reducir trabajo manual.
¿Dónde aparece el trabajo repetitivo?
Un flujo típico puede requerir varios pasos consecutivos:
Cada paso individual puede parecer pequeño, pero cuando el volumen aumenta el tiempo acumulado también aumenta.
¿Qué parte se puede automatizar?
Una herramienta puede tomar el decreto alcaldicio en PDF como punto de partida, interpretar su contenido e identificar los antecedentes que necesita el proceso.
A partir de esos datos, la aplicación puede ejecutar automáticamente pasos que antes requerían volver a ingresar la información.
Un ejemplo: automatización para SIAPER
En FOLX hemos desarrollado una solución que utiliza decretos alcaldicios en PDF como fuente de información para automatizar la creación de registros en SIAPER.
Actualmente la solución cuenta con dos módulos desarrollados:
Licencias médicas
La herramienta interpreta decretos asociados a licencias médicas, obtiene los antecedentes requeridos y utiliza esa información para automatizar el ingreso correspondiente.
Nombramientos
El sistema procesa decretos de nombramiento, identifica la información necesaria y automatiza la creación del acto administrativo en SIAPER.
¿Qué beneficios puede generar?
El objetivo principal no es eliminar la revisión administrativa, sino reducir los pasos mecánicos y repetitivos que no requieren volver a ser ejecutados manualmente cada vez.
- Reducir digitación repetitiva.
- Procesar un mayor volumen de decretos.
- Disminuir errores asociados a volver a escribir datos.
- Aprovechar información que ya existe dentro del documento.
- Dejar más tiempo disponible para revisión y control.
¿Se puede automatizar cualquier trámite?
No necesariamente. Cada tipo de acto administrativo puede requerir datos, reglas y pasos diferentes.
Por eso una automatización debe analizar primero documentos reales, identificar qué información contienen y determinar si el flujo puede reproducirse de forma confiable.
Una solución también puede crecer progresivamente. Es posible comenzar con uno o dos tipos de trámite y agregar nuevos módulos a medida que se validan otros procesos.
FOLX es una solución independiente de automatización. No reemplaza SIAPER ni representa a la Contraloría General de la República. Automatiza tareas operativas realizadas sobre la plataforma oficial.
La automatización empieza identificando una tarea repetitiva.
Este mismo principio no se limita a SIAPER. Si existe un documento, planilla o fuente de información que una persona debe revisar para volver a ingresar los mismos datos en otro lugar, vale la pena evaluar si parte de ese flujo puede automatizarse.
¿Tu equipo ingresa decretos uno a uno?
Cuéntanos qué tipos de actos administrativos procesan y cómo se realiza actualmente el trabajo. Podemos evaluar qué parte del flujo puede automatizarse.
Consultar por automatización SIAPER →